1. Identificación del responsable
Correo general: contacto@ebbenium.com. El canal especializado para consultas y reclamos relacionados con datos personales es privacidad@ebbenium.com.
2. Marco y alcance
Esta política se adopta en el marco de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan, incluidas las disposiciones incorporadas en el Decreto 1074 de 2015. Aplica a los tratamientos de datos personales respecto de los cuales EBBENIUM SAS actúe como responsable.
3. Principios aplicables
El tratamiento se realizará observando, según corresponda, los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
4. Datos que pueden ser tratados
Según la relación con el titular, EBBENIUM SAS puede tratar, entre otros:
- datos de identificación y contacto;
- datos profesionales, empresariales u organizacionales necesarios para una relación comercial o de servicios;
- información contenida en solicitudes, propuestas, contratos, comunicaciones y soportes administrativos;
- información técnica y de seguridad asociada al uso de sitios, sistemas o servicios cuando resulte necesaria;
- datos exigidos para el cumplimiento de obligaciones legales, contables, tributarias o contractuales.
5. Finalidades del tratamiento
- atender solicitudes, consultas y comunicaciones;
- evaluar, estructurar y gestionar relaciones comerciales, contractuales y de servicio;
- preparar cotizaciones, propuestas y procesos de vinculación cuando corresponda;
- gestionar clientes, prospectos, proveedores, aliados y demás relaciones corporativas;
- prestar, operar, soportar y mejorar soluciones y servicios contratados;
- gestionar facturación, pagos, obligaciones contables, tributarias y administrativas;
- proteger la seguridad de la información, prevenir fraude, abuso o incidentes y mantener registros de auditoría cuando sean necesarios;
- cumplir obligaciones legales, regulatorias, judiciales o contractuales;
- realizar comunicaciones corporativas o comerciales cuando exista autorización u otra base jurídica aplicable.
6. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes
EBBENIUM SAS no busca recolectar datos sensibles a través del sitio corporativo salvo que exista una necesidad legítima, autorización o habilitación legal y se apliquen las salvaguardas correspondientes. El sitio corporativo no está dirigido a obtener datos personales de niños, niñas o adolescentes. Cuando un tratamiento de esta naturaleza resulte necesario en otro contexto, se observarán las reglas especiales aplicables y la prevalencia de sus derechos.
7. Derechos de los titulares
Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la normativa aplicable, entre ellos:
- conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
- solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea necesaria;
- ser informados sobre el uso dado a sus datos;
- presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo cuando corresponda;
- revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando sea jurídicamente procedente;
- acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
8. Autorización
Cuando la autorización sea exigible, EBBENIUM SAS podrá obtenerla por medios físicos, electrónicos, verbales o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que fue otorgada, de acuerdo con la normativa aplicable. Se conservará prueba de la autorización cuando corresponda.
9. Consultas
Las consultas sobre datos personales pueden enviarse a privacidad@ebbenium.com. Deben incluir información suficiente para identificar al titular y precisar la información solicitada. Serán atendidas dentro del término legal máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible responder dentro de ese plazo, se informarán los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10. Reclamos
Los reclamos de corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento pueden presentarse a privacidad@ebbenium.com. Deben identificar al titular, describir los hechos que dan lugar al reclamo, indicar los datos de contacto y acompañar los documentos que se quieran hacer valer.
Si el reclamo está incompleto, EBBENIUM SAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, cuando corresponda se incorporará en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles, manteniéndola hasta que el reclamo sea decidido. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
El reclamo completo será atendido dentro de un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible resolverlo dentro de ese término, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
11. Área o canal responsable de la atención
EBBENIUM SAS gestiona las solicitudes de titulares a través de su canal especializado de privacidad: privacidad@ebbenium.com. Este canal coordina la recepción y respuesta de consultas y reclamos relacionados con el ejercicio de derechos sobre datos personales.
12. Encargados, transmisiones y transferencias
Cuando sea necesario utilizar proveedores o encargados para alojamiento, correo, infraestructura, soporte u otros servicios, EBBENIUM SAS procurará que el tratamiento se limite a las finalidades autorizadas y cuente con medidas adecuadas. Si se realizan transmisiones o transferencias nacionales o internacionales de datos, se observarán los requisitos que resulten aplicables en cada caso.
13. Seguridad y confidencialidad
Se adoptarán medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, uso indebido o divulgación. Las personas que intervengan en el tratamiento deberán mantener la confidencialidad en los términos aplicables.
14. Conservación y vigencia
Las bases de datos y los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y para atender obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, de seguridad o defensa de derechos que sean aplicables. Esta política rige desde el 19 de agosto de 2026 y permanecerá vigente mientras EBBENIUM SAS realice tratamientos comprendidos en su alcance. Los cambios sustanciales serán comunicados por medios razonables.